Como arquivar e-mails em passos rápidos

No Outlook

1. Inicie sessão na sua conta do Outlook.
2. Selecione o e-mail, clique em «Arquivar» na barra de ferramentas OU arraste-o e solte-o na pasta de arquivo.
3. Procure o e-mail arquivado na barra de pesquisa normal.

No Gmail

1. Inicie sessão na sua conta do Gmail.
2. Selecione o e-mail e clique na caixa ao lado dele que diz «Arquivar» OU marque a caixa de seleção ao lado do e-mail e, em seguida, prima «E».
3. Se pretender procurar um e-mail arquivado, aceda a «Todos os e-mails» e, em seguida, digite «:archive» na barra de pesquisa.

No Tuta Mail

1. Inicie sessão na sua conta do Tuta Mail.
2. Selecione o e-mail, clique em «Mais opções » (…) e mova o e-mail para a pasta «Arquivo» OU arraste-o e solte-o na pasta «Arquivo ».
3. Procure o e-mail arquivado na barra de pesquisa normal.

O que é o arquivamento de e-mails?

Na sua caixa de entrada, provavelmente já viu a pasta «Arquivo» antes. Mas não tem a certeza do que o arquivamento de e-mails faz exatamente? A maioria das pessoas pode associar vagamente o arquivamento de e-mails ao conceito de que os seus e-mails desaparecem, mas não são eliminados. Estão simplesmente «noutro lugar».

Para ser mais preciso sobre o que é exatamente o arquivamento de e-mails: o arquivamento de e-mails significa copiar o seu e-mail ou removê-lo da sua caixa de entrada principal ativa para um arquivo separado. Por outras palavras: os seus e-mails são armazenados num sistema indexado separado, ao qual pode aceder facilmente mais tarde, quando necessário. Isto pode reduzir o volume de armazenamento da sua caixa de correio e melhorar o desempenho da caixa de entrada.

Quando arquiva um e-mail, o e-mail completo — incluindo o cabeçalho, o corpo, os anexos e os metadados — será preservado. Exatamente como foi enviado e recebido. Tal como mencionado anteriormente, ao arquivar, os e-mails serão movidos para um sistema indexado separado, o que significa que serão indexados para pesquisa. Os seus e-mails arquivados podem, posteriormente, ser encontrados utilizando palavras-chave, remetente, data, assunto ou outros atributos.

Apagar vs. arquivar

Quer organizar a sua caixa de entrada e livrar-se de alguns e-mails inúteis. Por isso, quer elimine ou arquive os seus e-mails indesejados, não faz grande diferença, certo? Na verdade, eliminar e arquivar e-mails não são a mesma coisa. Apagar um e-mail remove-o da sua caixa de entrada. Dependendo da configuração do seu e-mail, o e-mail apagado pode ficar na lixeira ou numa pasta de itens apagados durante um curto período de tempo antes de ser apagado definitivamente – por exemplo, no Tuta Mail, os e-mails na lixeira são apagados automaticamente após 30 dias.

Por outro lado, arquivar preserva o e-mail num armazenamento controlado, onde permanece pesquisável e pode ser recuperado sempre que quiser. Resumindo: arquivar e-mails ajuda-o a guardar e-mails essenciais aos quais não precisa de acesso imediato, mas que também não quer eliminar.

Nota: No que diz respeito a questões de conformidade, a diferença entre arquivar e eliminar é crucial.

Outra ferramenta a utilizar quando quiser manter a sua caixa de entrada organizada é o uso de modelos de e-mail ou respostas automáticas, por exemplo.

Cópia de segurança vs. arquivamento

Existe uma diferença entre arquivar e fazer cópias de segurança dos e-mails, uma vez que têm objetivos diferentes. O objetivo do arquivamento é armazenar e-mails a longo prazo para fins de documentação. As cópias de segurança, por sua vez, armazenam dados apenas a curto ou médio prazo.

O objetivo do backup é proteger os dados em caso de perda. Isto significa que, normalmente, os dados relevantes são copiados em intervalos regulares, o que implica que os backups mais antigos são substituídos após um determinado período de tempo. Os e-mails arquivados, por sua vez, devem poder ser recuperados.

Nota: É importante referir aqui que também é importante fazer cópias de segurança dos próprios arquivos de e-mail.

Por que razão é importante o arquivo de e-mails?

Para além de o ajudar a manter a sua caixa de entrada organizada, o arquivo de e-mails oferece outras vantagens.

Como mencionado anteriormente, o arquivamento de e-mails reduz os volumes de armazenamento, o que, por sua vez, reduz os custos de armazenamento e pode melhorar o desempenho das TI. Outra vantagem do arquivamento de e-mails é que, em caso de um ciberataque, os e-mails perdidos podem ser restaurados com muito mais facilidade.

Uma vez que os e-mails arquivados são armazenados na sua forma original, é possível garantir que não são editados nem adulterados.

Se quiser garantir ainda mais que os seus dados permaneçam protegidos, certifique-se de que utiliza serviços encriptados, como o Tuta, por exemplo. A Tuta, sediada em Hanôver, é a empresa por trás de soluções de e-mail, calendário e armazenamento com encriptação de ponta a ponta e segurança quântica, que garantem que os seus dados permaneçam seus. E apenas seus.

Acione a Privacidade em um clique.

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Conformidade legal

As empresas na Alemanha são legalmente obrigadas a armazenar e-mails que contenham informações sensíveis e importantes, especialmente quando os e-mails são relevantes para fins fiscais e legais. De acordo com a legislação alemã e o RGPD, não basta proteger os e-mails empresariais num disco rígido externo, por exemplo; em vez disso, estes devem ser arquivados. O período de retenção para o arquivo de e-mails depende, assim, das regulamentações do setor e da política da organização.

Além disso, como os e-mails são arquivados no seu formato original, isso permite que as empresas mantenham um registo completo e de longa duração da sua comunicação por e-mail, mesmo que remonte a vários anos.

Como arquivar e-mails no Outlook

Como arquivar e-mails no Outlook. Captura de ecrã: conta do Outlook.

Se pretender arquivar um e-mail na sua conta do Outlook, deve primeiro iniciar sessão na sua conta. Em seguida, pode selecionar o e-mail que pretende arquivar clicando nele. Agora, pode clicar na opção «Arquivar» na barra de ferramentas e o e-mail selecionado será arquivado. Também pode arquivar o seu e-mail simplesmente arrastando-o e soltando-o na pasta de arquivo.

Nota: Ao lado da pasta de arquivo, encontra a opção «Mais opções» (indicada pelos três pontos). Ao clicar nela, pode, por exemplo, criar uma subpasta dentro da sua pasta de arquivo, alterar a cor da pasta ou esvaziá-la.

Como encontrar um e-mail arquivado no Outlook

Pode encontrar facilmente e-mails arquivados pesquisando-os na caixa de pesquisa ou navegando na pasta de arquivo. Quando digita um termo na caixa de pesquisa do Outlook, por predefinição, o Outlook pesquisa todas as pastas da sua caixa de correio.

Como desarquivar e-mails no Outlook

Se quiser desarquivar um e-mail na sua conta do Outlook, basta selecionar o e-mail pretendido clicando com o botão direito do rato na mensagem. Abrirá um menu com várias opções; pode clicar em «Mover» e, em seguida, escolher para que pasta pretende mover o seu e-mail arquivado.

Como arquivar e-mails no Gmail

Como arquivar e-mails e encontrar e-mails arquivados na sua conta do Gmail. Captura de ecrã: conta do Gmail.

O Gmail não dispõe de uma pasta de arquivo dedicada para a qual possa arrastar e largar os e-mails que pretende arquivar. Em vez disso, se pretender arquivar um e-mail, tem primeiro de abrir a sua conta do Gmail e iniciar sessão. Em seguida, pode clicar na caixa ao lado da mensagem que pretende arquivar e clicar em «Arquivar».

Tenha em atenção que, se alguém responder a um e-mail arquivado, este voltará para a sua caixa de entrada.

Dica: também pode utilizar um atalho de teclado para arquivar um e-mail: para tal, marque primeiro a caixa ao lado da mensagem e, em seguida, prima «E».

Como encontrar um e-mail arquivado no Gmail

Os e-mails arquivados continuam a poder ser encontrados na etiqueta «Todos os e-mails». Assim, se quiseres procurar um e-mail arquivado na tua conta do Gmail, vai a «Todos os e-mails » e, em seguida, digita «:archive» na barra de pesquisa.

Acione a Privacidade em um clique.

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Como arquivar e-mails no Tuta Mail

Como arquivar e-mails na sua conta do Tuta Mail. Captura de ecrã: conta do Tuta Mail.

Se quiser arquivar um e-mail nos clientes de desktop gratuitos do Tuta Mail para Windows, macOS, Linux ou através do Tuta Mail no navegador da Web, inicie sessão na sua conta. Pode então selecionar o e-mail que pretende arquivar clicando nele. Em seguida, clique em «Mais opções» (os três pontos), selecione «Mover» e, depois, a pasta «Arquivo ». Também pode simplesmente arrastar e soltar o e-mail selecionado na pasta «Arquivo». Depois de arquivar o e-mail, tem ainda a opção de «Desfazer» esta ação na janela pop-up que aparece na parte inferior.

Nas aplicações móveis do Tuta Mail para Android e iOS, arquivar um e-mail também é rápido e fácil. Basta manter o e-mail premido durante um segundo para o selecionar, clicar no ícone «Pasta» e, em seguida, selecionar «Arquivar».

Dica: Quando receber uma notificação de um e-mail no seu dispositivo móvel, também pode arquivar o e-mail mantendo a notificação premida durante um segundo e clicando em «Arquivar».

Como mover e desarquivar e-mails arquivados no Tuta Mail

De um modo geral, os e-mails arquivados também podem ser facilmente movidos para outras pastas, ou para a sua caixa de entrada principal, clicando novamente em «Mais opções» e, em seguida, em «Mover». Claro que também pode mover e-mails arquivados para outra pasta simplesmente arrastando-os e largando-os.

Em geral, para pesquisar e-mails arquivados, basta utilizar a barra de pesquisa normal.

Dica: Se tiver e-mails de um remetente específico que pretenda arquivar sempre automaticamente, pode criar uma regra na caixa de entrada.

Conclusão

O arquivamento não é apenas um requisito legal para as empresas na Alemanha, mas também pode oferecer várias vantagens aos utilizadores (individuais). Em 2026, o e-mail continua a ser a ferramenta de comunicação dominante. Ao arquivar os seus e-mails, pode garantir uma maior segurança dos dados ou um melhor desempenho nas pesquisas.