IAGO GmbH est passé d'Exchange à Tuta Mail - et ne regarde pas en arrière !
De son propre serveur Exchange à une alternative européenne sécurisée : Pourquoi un cabinet de conseil allemand a choisi Tuta Mail plutôt que les nuages américains.
Ces faits - le cryptage de bout en bout et le fait d’être situé en Allemagne - ont été les deux facteurs décisifs pour IAGO GmbH lorsqu’elle a cherché une alternative pour son serveur Exchange. IAGO GmbH est une société de conseil spécialisée dans le droit de l’environnement, le droit des transports et le droit de la protection des données. Elle conseille les entreprises dans des domaines très sensibles, forme les employés aux questions de protection des données et aide les organisations à répondre aux exigences légales dans les domaines de la conformité et de la sécurité.
Jusqu’au début de l’année 2025, l’IAGO disposait de son propre serveur Exchange et utilisait Microsoft Outlook. Cependant, les efforts nécessaires pour maintenir le système sécurisé, à jour et conforme au GDPR ne cessaient d’augmenter. Cela était d’autant plus vrai que Microsoft est fondamentalement incapable de répondre aux exigences les plus élevées en matière de protection des données - car sur la base du Cloud Act américain, les données aux États-Unis ne sont pas à l’abri d’un accès gouvernemental, même si elles appartiennent à une entreprise allemande. “Nous voulions une solution qui offre le cryptage, qui soit entièrement conforme au règlement général sur la protection des données et qui nous donne la certitude que la vie privée de nos utilisateurs sera réellement respectée, et pas seulement sur le papier”, explique Niclas Lahmer, directeur général de l’entreprise.
Les nuages américains ne sont pas une option
Lors de l’évaluation initiale, de nombreuses solutions de messagerie électronique leaders sur le marché ont été rapidement écartées, simplement parce qu’elles ont leur siège aux États-Unis, ce qui est problématique du point de vue de la protection des données.
D’après notre expérience, les fournisseurs américains proposent souvent des fonctionnalités innovantes qui peuvent également permettre de travailler efficacement, mais en même temps, ils facturent un prix qui ne se mesure pas en dollars ou en euros, mais qui est payé avec nos données. En tant que société de conseil aux entreprises, nous ne souhaitons pas divulguer les données de nos employés ou de nos clients de quelque manière que ce soit, et nous voulons naturellement que le moins de données possible soient transférées aux États-Unis ou même dans d’autres pays, tels que l’Asie. Nous voulons que nos données restent entièrement en Allemagne, c’est pourquoi nous avons décidé de ne pas faire appel à des fournisseurs américains, même s’ils proposent des modèles de prix attrayants ou des vitesses très rapides. Notre expérience a montré que Google, ainsi que d’autres géants de la technologie de la Silicon Valley, sont principalement intéressés par l’obtention de nos données et tentent souvent d’y accéder par le biais de modèles gratuits. Ceux qui ne paient pas en euros ou en dollars en font les frais avec leurs données. Nous ne voulions pas faire des affaires de cette manière parce que nous pensons que notre propre vie privée et notre sécurité, ainsi que celles de nos clients, doivent être protégées”, explique le directeur général d’IAGO GmbH.
En tant que société de conseil aux entreprises ayant des clients dans les secteurs de l’industrie, de la logistique et du secteur public, IAGO GmbH ne peut pas se permettre de prendre des risques. “Nous sommes tenus de protéger les données de nos clients. Il ne s’agit pas seulement du GDPR, mais aussi des normes de sécurité spécifiques au secteur qui nous sont imposées par nos clients et qui peuvent aller bien au-delà du GDPR.”
La décision a également été influencée par les développements actuels : La décision a également été influencée par les développements actuels : l’accent stratégique de Microsoft sur le transfert de toutes les données vers le nuage, par exemple avec le “nouveau Outlook” ou les captures d’écran régulières de votre propre bureau avec Microsoft Recall, que Lahmer considère d’un œil critique : “Ce que Microsoft planifie actuellement frise à mon avis l’espionnage. Cela va clairement à l’encontre de la souveraineté numérique, dont nous avons besoin ici en Europe. C’est pourquoi nous avons opté pour une alternative européenne et cryptée.”
Passage à Tuta Mail
Nous utilisons Tuta Mail depuis le début de l’année et avons décidé d’abandonner notre propre serveur Exchange en faveur d’un système qui offre le cryptage et respecte pleinement le GDPR, plutôt que de simplement prétendre le faire. Nous voulions un système qui garantisse à la fois la confidentialité et la sécurité des utilisateurs et dont les serveurs soient situés en Allemagne. Au final, nous avions le choix entre trois fournisseurs. Nous avons dû prendre une décision. Nous avons finalement choisi Tuta parce que nous considérons que le respect des directives et des réglementations en matière de protection des données, ainsi que la mise en œuvre de ces réglementations, sont plus probables en Allemagne qu’en Suisse, par exemple.
Plusieurs facteurs ont été décisifs pour IAGO GmbH :
- Cryptage complet de bout en bout de tous les courriels, contacts et calendriers
- Localisation du serveur en Allemagne
- Source ouverte
- Applications pour Linux, Windows, Android et iOS
- Et : Aucune dépendance à l’égard des entreprises américaines
Nous avons regardé Tuta et nous nous sommes immédiatement rendu compte que cela correspondait parfaitement à notre concept”, explique M. Lahmer : Cela correspond parfaitement à notre concept”, explique M. Lahmer. “Open source, normes de sécurité élevées, pas de suivi, pas de publicité ; et en même temps, des applications modernes et conviviales pour tous les appareils.
La transition s’est faite en douceur. Tous les comptes ont été migrés en quelques jours. Grâce aux clients Tuta pour différents systèmes d’exploitation, l’introduction dans l’équipe IAGO de neuf employés a été simple. IAGO utilise en parallèle Linux et Windows, ainsi que des smartphones Android, des iPhones et des iPads. Tuta fonctionne partout de manière stable.
”Pour nous, l’avantage du système est qu’en plus des aspects liés à la sécurité et à la confidentialité, il offre toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin. Cela signifie qu’en plus de la fonction de courrier électronique, nous disposons de contacts et d’un calendrier. Il était parfait pour nous que le client de bureau soit proposé directement, à la fois sous Linux et Windows, et que nous puissions l’installer de manière transparente sur tous les appareils finaux avec peu d’efforts.”
Tout dans une seule application : courriel, calendrier et contacts
Depuis lors, le travail quotidien chez IAGO GmbH est devenu beaucoup plus facile. “Nous disposons désormais d’une application qui nous permet de gérer les courriels, les calendriers et les contacts de manière centralisée, et ce de manière entièrement cryptée”, explique Lahmer.
Les fonctions d’équipe, en particulier, facilitent la vie quotidienne. Les calendriers peuvent être facilement partagés, les listes de contacts sont synchronisées, les rendez-vous peuvent être dupliqués et des réunions récurrentes peuvent être créées en quelques clics.
Avec Tuta, nous avons le grand avantage d’éviter la redondance des données et de ne pas devoir recourir en permanence à différents systèmes. Exchange est fortement basé sur Outlook, par exemple, et lorsque nous l’avions encore, Microsoft essayait toujours de se faufiler d’une manière ou d’une autre dans nos processus de travail. Nous nous sommes complètement éloignés de cela aujourd’hui ! En plus de la rédaction et de la réponse aux courriels, il y a bien sûr la question des signatures. En même temps, nous avons la possibilité de mieux détecter les spams et de mieux organiser les dossiers. L’impression générale de Tuta est nettement meilleure et plus claire qu’avec Outlook”.
Pendant longtemps, IAGO GmbH a cru ce que beaucoup d’entreprises croient encore aujourd’hui : Outlook est un mal nécessaire dont on ne peut tout simplement pas se débarrasser. Mais Niclas Lahmer et son équipe prouvent qu’il y a une autre façon de faire !
L’étiquette blanche pour une apparence professionnelle
L’une des fonctions particulièrement appréciées par IAGO GmbH est l’étiquetage blanc. Cela permet d’adapter Tuta à la charte graphique de l’entreprise, y compris le logo, les couleurs et un sous-domaine propre pour la connexion. “Cela a été un véritable point fort pour nous”, déclare M. Lahmer. “Nos employés se connectent via notre propre domaine et le système apparaît sous notre marque. C’est très professionnel, surtout lorsque nous envoyons à nos clients des courriels cryptés de bout en bout.
Pour la communication externe, IAGO utilise également la possibilité d’envoyer des courriels cryptés à des destinataires qui n’ont pas de compte Tuta. “Cette option a été bien accueillie. Beaucoup de nos clients sont heureux que nous leur offrions un moyen de communication aussi sûr.
Protection des données, soutien, développement
M. Lahmer trouve incompréhensible que la protection des données soit encore considérée comme une corvée dans de nombreuses entreprises. “Pour nous, la protection des données est un gage de qualité. Nos clients apprécient le fait que nous prenions la sécurité et la confidentialité au sérieux.”
M. Lahmer est également satisfait de l’équipe d’assistance de Tuta. “Une fois, nous avons eu un bref problème avec le client mobile après une mise à jour d’Apple. Le problème a été résolu en quelques jours car l’équipe d’assistance a réagi rapidement et avec compétence.”
Il apprécie particulièrement le fait que Tuta soit en constante évolution. De nouvelles fonctionnalités telles que la duplication des rendez-vous et l’amélioration de l’affichage des calendriers facilitent son travail quotidien. “On peut voir que Tuta est à l’écoute des commentaires des utilisateurs. Il ne s’agit pas d’une plateforme anonyme de la Big Tech, mais d’un produit réellement conçu pour les personnes qui accordent de l’importance à la protection de la vie privée.”
Il a cependant un souhait : “Si je pouvais souhaiter quelque chose, ce serait une gestion des contacts élargie avec des étiquettes ou des catégories afin de pouvoir rechercher des groupes plus rapidement”, suggère M. Lahmer.
Crypté et européen
En fin de compte, pour IAGO, il ne s’agit pas seulement de technologie. Il s’agit de souveraineté numérique. “Nous voulons que nos données restent en Europe, qu’elles soient protégées par les lois européennes et qu’elles n’aboutissent pas dans un système que nous ne pouvons pas contrôler”, résume M. Lahmer.
Avec Tuta, IAGO GmbH a trouvé une solution qui répond exactement à ces attentes : chiffrement de bout en bout, code source ouvert et aucun compromis sur la protection des données.
Le passage à Tuta Mail n’a pas seulement renforcé la sécurité de la consultation commerciale, mais a également simplifié le travail quotidien. Une interface utilisateur moderne, toutes les fonctions dans une seule application, et le bon sentiment d’être vraiment indépendant : tout cela fait de Tuta la solution idéale pour une entreprise qui prend la protection des données au sérieux.
