A IAGO GmbH mudou do Exchange para o Tuta Mail - e não olha para trás!
Do seu próprio servidor Exchange para uma alternativa europeia segura: Porque é que uma empresa de consultoria empresarial alemã escolheu o Tuta Mail em vez das nuvens americanas.
Estes factos - encriptação de ponta a ponta e localização na Alemanha - foram os dois factores decisivos para a IAGO GmbH quando procuravam uma alternativa para o seu servidor Exchange. A IAGO GmbH é uma empresa de consultoria empresarial especializada em direito ambiental, direito dos transportes e direito da proteção de dados. Aconselha empresas em áreas altamente sensíveis, dá formação aos funcionários em questões de proteção de dados e apoia as organizações no cumprimento dos requisitos legais nas áreas de conformidade e segurança.
Até ao início de 2025, a IAGO operava o seu próprio servidor Exchange e utilizava o Microsoft Outlook. No entanto, o esforço necessário para manter o sistema seguro, atualizado e em conformidade com o RGPD estava a aumentar constantemente. Isto era particularmente verdade dado que a Microsoft é fundamentalmente incapaz de cumprir os mais elevados requisitos de proteção de dados possíveis - porque, com base no US Cloud Act, os dados nos EUA não estão a salvo do acesso governamental, mesmo que pertençam a uma empresa alemã. “Queríamos uma solução que oferecesse encriptação, cumprisse integralmente o Regulamento Geral de Proteção de Dados e nos desse a certeza de que a privacidade dos nossos utilizadores seria respeitada na realidade e não apenas no papel”, explica o Diretor-Geral Niclas Lahmer.
As nuvens americanas não são uma opção
Durante a avaliação inicial, muitas das soluções de correio eletrónico líderes de mercado foram rapidamente excluídas, simplesmente por estarem sediadas nos EUA, o que é problemático do ponto de vista da proteção de dados.
De acordo com a nossa experiência, os fornecedores norte-americanos oferecem frequentemente funcionalidades inovadoras e podem também permitir um trabalho eficiente, mas ao mesmo tempo cobram um preço que não é medido em dólares ou euros, mas que está a ser pago com os nossos dados. Como consultores de negócios, não estamos interessados em divulgar os dados dos nossos funcionários ou clientes de forma alguma e, naturalmente, queremos que o mínimo possível de dados seja transferido para os EUA ou mesmo para outros países, como a Ásia. Queremos manter os nossos dados inteiramente na Alemanha, razão pela qual decidimos não recorrer a fornecedores americanos, mesmo que estes ofereçam modelos de preços atractivos ou velocidades muito rápidas. A nossa experiência demonstrou que a Google, bem como outros gigantes tecnológicos de Silicon Valley, estão sobretudo interessados em obter os nossos dados e tentam frequentemente aceder-lhes através de modelos gratuitos. Aqueles que não pagam em euros ou dólares pagam o preço com os seus dados. Não queríamos fazer negócios desta forma porque acreditamos que tanto a nossa privacidade e segurança como a dos nossos clientes devem ser protegidas”, explica o diretor-geral da IAGO GmbH.
Como consultora de negócios com clientes da indústria, da logística e do sector público, a IAGO GmbH não se pode dar ao luxo de correr riscos. “Somos obrigados a proteger os dados dos nossos clientes. Isso não é apenas uma questão de GDPR, mas também de padrões de segurança específicos do setor impostos a nós por nossos clientes, que podem ir muito além do GDPR.”
A decisão foi também influenciada pelos desenvolvimentos actuais: O foco estratégico da Microsoft na transferência de todos os dados para a nuvem, por exemplo, com o “novo Outlook” ou as capturas de ecrã regulares do seu próprio ambiente de trabalho com o Microsoft Recall, que Lahmer vê de forma crítica: “O que a Microsoft está a planear atualmente, na minha opinião, é quase uma espionagem. Isto é claramente o oposto da soberania digital, de que precisamos aqui na Europa. Foi por isso que optámos por uma alternativa europeia e encriptada”.
Mudar para o Tuta Mail
Estamos a utilizar o Tuta Mail desde o início deste ano e decidimos abandonar o nosso próprio servidor Exchange em favor de um sistema que oferece encriptação e cumpre totalmente o RGPD, em vez de apenas afirmar que o faz. Queríamos um sistema que garantisse tanto a privacidade como a segurança dos utilizadores e cujos servidores estivessem localizados na Alemanha. No final, tínhamos um total de três fornecedores para escolher. Tínhamos de tomar uma decisão. No final, escolhemos a Tuta porque consideramos que o cumprimento das diretrizes e regulamentos de proteção de dados, bem como a implementação dos regulamentos de proteção de dados, é mais provável na Alemanha do que na Suíça, por exemplo.”
Vários factores foram decisivos para a IAGO GmbH:
- Encriptação completa de ponta a ponta de todos os e-mails, contactos e calendários
- Localização do servidor na Alemanha
- Código aberto
- Aplicativos para Linux, Windows, Android e iOS
- E: Sem dependência de empresas americanas
”Olhámos para a Tuta e percebemos imediatamente: Isto encaixa perfeitamente no nosso conceito”, diz Lahmer. “Código aberto, elevados padrões de segurança, sem rastreio, sem publicidade; e, ao mesmo tempo, aplicações modernas e fáceis de utilizar para todos os dispositivos.”
A transição decorreu sem problemas. Todas as contas foram migradas em poucos dias. Graças aos clientes Tuta para vários sistemas operativos, a introdução à equipa da IAGO de nove funcionários foi simples. A IAGO utiliza Linux e Windows em paralelo, bem como smartphones Android, iPhones e iPads. O Tuta funciona de forma estável em todo o lado.
”O melhor do sistema para nós foi que, para além dos aspectos de segurança e privacidade, também fornecia todas as funcionalidades de que precisávamos. Isto significa que, para além da função de correio eletrónico, também inclui contactos e uma função de calendário. Para nós, era perfeito que o cliente de ambiente de trabalho fosse oferecido diretamente, tanto em Linux como em Windows, e que pudéssemos instalá-lo sem problemas em todos os dispositivos finais com pouco esforço.”
Tudo numa única aplicação: e-mail, calendário e contactos
Desde então, o trabalho quotidiano na IAGO GmbH tornou-se muito mais fácil. “Agora temos uma aplicação que nos permite gerir e-mails, calendários e contactos de forma centralizada e totalmente encriptada”, diz Lahmer.
As funções de equipa, em particular, facilitam a vida quotidiana. Os calendários podem ser facilmente partilhados, as listas de contactos são sincronizadas, os compromissos podem ser duplicados e podem ser criadas reuniões recorrentes com apenas alguns cliques.
Com o Tuta, temos a grande vantagem de evitar a redundância de dados e de não ter de recorrer a sistemas diferentes a toda a hora. O Exchange é muito baseado no Outlook, por exemplo, e quando ainda o tínhamos, a Microsoft tentava sempre infiltrar-se nos nossos processos de trabalho. Agora, já nos afastámos completamente disso! Para além da típica escrita e resposta a mensagens de correio eletrónico, isto inclui também o tópico das assinaturas, como é óbvio. Ao mesmo tempo, temos a capacidade de detetar melhor o spam e organizar melhor as pastas. A sensação geral do Tuta é significativamente melhor e mais clara do que era com o Outlook.”
Durante muito tempo, a IAGO GmbH acreditou no que muitas empresas ainda acreditam atualmente: O Outlook é um mal necessário do qual simplesmente não se pode livrar. Mas Niclas Lahmer e a sua equipa estão a provar que existe outra forma!
Etiqueta branca para uma aparência profissional
Uma caraterística que é particularmente apreciada na IAGO GmbH é a rotulagem branca. Isto permite que o Tuta seja adaptado ao design corporativo da empresa, incluindo logótipo, cores e um subdomínio próprio para início de sessão. “Isso foi um verdadeiro destaque para nós”, diz Lahmer. “Os nossos funcionários iniciam sessão através do nosso próprio domínio e o sistema aparece sob a nossa marca. Isto tem um aspeto muito profissional, especialmente quando enviamos aos nossos clientes e-mails encriptados de ponta a ponta.”
Para comunicação externa, a IAGO também utiliza a opção de enviar e-mails encriptados para destinatários sem uma conta Tuta. “Isto tem sido bem recebido. Muitos dos nossos clientes estão satisfeitos por lhes oferecermos um meio de comunicação tão seguro.”
Proteção de dados, apoio, desenvolvimento
Lahmer considera incompreensível que a proteção de dados ainda seja vista como uma tarefa árdua em muitas empresas. “Para nós, a proteção de dados é uma marca de qualidade. Os nossos clientes apreciam o facto de levarmos a segurança e a privacidade a sério.”
Lahmer também está satisfeito com a equipa de apoio da Tuta. “Uma vez, tivemos um breve problema com o cliente móvel após uma atualização da Apple. O problema foi resolvido em poucos dias porque a equipa de apoio respondeu de forma rápida e competente.”
Ele gosta particularmente do facto de o Tuta estar em constante evolução. As novas funcionalidades, como a duplicação de compromissos e as visualizações melhoradas do calendário, facilitam o seu trabalho diário. “É possível perceber que o Tuta ouve o feedback dos utilizadores. Não é uma plataforma anónima das grandes empresas de tecnologia, mas um produto realmente concebido para pessoas que valorizam a privacidade.”
No entanto, ele tem um desejo: “Se eu pudesse desejar alguma coisa, seria uma gestão de contactos alargada com etiquetas ou categorias para que se possa procurar grupos mais rapidamente”, sugere Lahmer.
Encriptado e europeu
Em última análise, para a IAGO, não se trata apenas de tecnologia. Trata-se de soberania digital. “Queremos que os nossos dados permaneçam na Europa, protegidos pelas leis europeias, e não acabem num sistema que não podemos controlar”, resume Lahmer.
Com o Tuta, a IAGO GmbH encontrou uma solução que faz exatamente isso: encriptação de ponta a ponta, código aberto e sem compromissos na proteção de dados.
A mudança para o Tuta Mail não só aumentou a segurança da consultoria empresarial, como também simplificou o trabalho quotidiano. Uma interface de utilizador moderna, todas as funções numa única aplicação e a boa sensação de ser verdadeiramente independente: tudo isto faz do Tuta a solução ideal para uma empresa que leva a proteção de dados a sério.
