Vivien: Cari membri del team di MeisterTask, avete recentemente pubblicato un interessante studio intitolato “La digitalizzazione nei comuni tedeschi nel 2026”. Qual è la conclusione più importante che ne traete in merito alla sovranità digitale?

Ve lo chiedo perché qui a Tuta sentiamo continuamente dire dai clienti – così come dai responsabili politici – quanto sia importante rendersi indipendenti dalle aziende tecnologiche americane, eppure, alla fine, la maggior parte di loro continua a utilizzare Microsoft. Qual è la vostra opinione al riguardo?

MeisterTask: Un breve contesto: per lo studio, forsa ha intervistato per nostro conto quasi 1.300 sindaci in tutta la Germania. Si tratta già della seconda edizione dopo l’indagine del 2025, quindi possiamo anche vedere cosa è cambiato. Per quanto riguarda la sovranità, siamo rimasti particolarmente sorpresi dalla chiarezza delle risposte. Quasi nove sindaci su dieci ritengono importante che i fornitori e i server abbiano sede in Germania o nell’UE. Per noi questo dimostra soprattutto quanto sia importante la trasparenza per le amministrazioni locali: ovvero sapere dove sono archiviati i propri dati e chi può accedervi.

Vivien: Come siete riusciti, voi di MeisterTask, a raggiungere così tanti comuni e a convincerli a esplorare nuove strade con un fornitore tedesco?

MeisterTask: Per MeisterTask, si tratta soprattutto di consentire ai team di pianificare insieme i progetti, in modo che tutti possano vedere chi sta lavorando a cosa e entro quando. Ormai più di 2.000 organizzazioni del settore pubblico utilizzano il nostro strumento. Ci vengono citati due motivi in particolare: siamo un’azienda tedesca e ospitiamo i nostri dati in Germania, il che significa che molte questioni relative alla protezione dei dati sono già risolte. Inoltre, iniziare è facile. I team non hanno bisogno di una formazione lunga: possono iniziare subito. La città di Gütersloh, ad esempio, si affida a MeisterTask per la pianificazione dei progetti nell’ambito della trasformazione digitale della propria amministrazione.

Il 27% dei sindaci intervistati non è soddisfatto dello stato attuale della digitalizzazione.

Vivien: Wow, sembra che in questo momento in alcune organizzazioni stiano succedendo molte cose per quanto riguarda la sovranità digitale. Ma torniamo al tuo studio: il 97% degli intervistati nel tuo rapporto sulla digitalizzazione ritiene che la digitalizzazione sia importante o addirittura molto importante, eppure ben un quarto degli intervistati è insoddisfatto dell’attuale livello di digitalizzazione. Il problema non è la mancanza di volontà da parte delle amministrazioni locali; piuttosto, l’ostacolo principale rimane rappresentato dalle normative e dalle condizioni quadro imposte dall’esterno.

Quali condizioni quadro specifiche ritieni stiano ostacolando la digitalizzazione nei comuni tedeschi? Quali normative, in particolare, devono essere modificate?

MeisterTask: Gli ostacoli normativi sono effettivamente in cima alla lista: lo affermano tre sindaci su quattro. Seguono la mancanza di finanziamenti e la carenza di personale. Per quanto riguarda la protezione dei dati, tuttavia, saremmo cauti. Non è quello il problema: è la base che permette alle persone di fidarsi dei servizi digitali in primo luogo. Ciò che sentiamo più spesso nella pratica sono processi di appalto lunghi e macchinosi. I piccoli comuni con personale limitato, in particolare, spesso impiegano molto tempo prima di poter anche solo iniziare a utilizzare un nuovo strumento. Semplificare questi processi farebbe una grande differenza.

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Vivien: Le procedure di appalto lunghe e macchinose sono, ovviamente, un problema ben noto in Germania. Ma, in sostanza: quanto ritieni sia importante per le amministrazioni pubbliche e i comuni tedeschi raggiungere la sovranità digitale e l’indipendenza dalle aziende tecnologiche statunitensi? Quali rischi si corrono se non lo fanno? Quali minacce potrebbero presentarsi in futuro?

MeisterTask: È molto importante. Per noi, tuttavia, sovranità non significa isolarsi, ma piuttosto rimanere in grado di agire. Dal nostro punto di vista, un comune dovrebbe sapere dove sono archiviati i propri dati e chi vi ha accesso.

La situazione si complica quando questo non è più chiaro. Chi si lega fortemente a singoli sistemi ha meno flessibilità, sia in termini di prezzi, contratti o cambiamenti tecnici. Ecco perché vale la pena prestare attenzione, fin dalla fase di selezione, a quanto un sistema sia aperto e se si integri bene con altre soluzioni.

Vivien: Sentiamo ripetutamente dai nostri clienti che scelgono Tuta perché permette loro di garantire che i propri dati siano archiviati sui nostri server in Germania.

Il vostro rapporto afferma che, sebbene la disponibilità ad adottare nuove soluzioni digitali sia molto elevata tra i comuni tedeschi, quasi tre quarti degli intervistati citano i costi elevati e le tariffe come la sfida principale. Allo stesso tempo, dal governo ci viene detto che è necessario procedere a tagli generalizzati. I comuni tedeschi possono davvero permettersi la sovranità digitale? Oppure, al contrario, non finirà per essere più costoso per noi come Paese se non diamo priorità alla sovranità digitale?

MeisterTask: Il denaro è un problema reale. Quando si tratta di nuovo software, la maggior parte dei sindaci indica i costi elevati e le tariffe come la sfida principale. Ciò che abbiamo trovato interessante, tuttavia, è che, sebbene il budget per la digitalizzazione sia aumentato per quasi la metà di loro, la valutazione media del livello di digitalizzazione rimane esattamente allo stesso livello dell’anno precedente. Quindi, più soldi da soli non portano necessariamente a progressi.

Per noi, quindi, la questione non è tanto se i comuni possano permetterselo, quanto piuttosto come possano iniziare. Spesso è più efficace partire in piccolo e risolvere un problema specifico della vita quotidiana, piuttosto che affrontare subito un progetto di grande portata. E nel lungo periodo, di solito è più conveniente rimanere flessibili piuttosto che dover cambiare sistema in seguito con grandi spese.

Vivien: È interessante sentire che, mentre il budget per la digitalizzazione sta aumentando, il livello di digitalizzazione non segue automaticamente lo stesso andamento. Sembra quindi che ci sia ancora molto terreno da recuperare. Hai una richiesta specifica per i responsabili politici che renderebbe il percorso verso la sovranità digitale più agevole per te e per MeisterTask?

MeisterTask: Sì: procedure di appalto più semplici. Se i comuni potessero acquistare software in modo più rapido e agevole, ne trarrebbero vantaggio tutti – in particolare i piccoli comuni e i fornitori europei di dimensioni più ridotte. Anche standard comuni per le interfacce sarebbero di grande aiuto. Oggi molti comuni faticano a integrare nuovi strumenti nei propri sistemi esistenti.

Vivien: Noi di Tuta non potremmo essere più d’accordo. Qual è la vostra visione ideale di un comune digitalizzato (nel futuro)?

MeisterTask: Un comune in cui la conoscenza non è rinchiusa nelle menti dei singoli o nelle caselle di posta, ma è accessibile a tutto il team. Tutti possono vedere a cosa stanno lavorando gli altri e quali sono i prossimi punti all’ordine del giorno. Le attività di routine si svolgono automaticamente e i dipendenti hanno più tempo da dedicare ai residenti.

E, cosa più importante: la digitalizzazione non viene percepita come l’ennesimo progetto, ma semplifica il lavoro quotidiano. A proposito, se volete approfondire l’argomento, potete trovare tutti i risultati dello studio nel nostro rapporto sulla digitalizzazione “La digitalizzazione nei comuni tedeschi 2026” sul nostro sito web.

Vivien: Grazie mille al team di MeisterTask per l’intervista sul vostro studio sulla digitalizzazione nei comuni tedeschi. Noi di Tuta non vediamo l’ora di vedere come proseguirà il percorso verso la sovranità digitale! Con soluzioni come Tuta – la soluzione di posta elettronica e calendario con crittografia Ende-zu-Ende e sicurezza quantistica – e MeisterTask, la piattaforma per la gestione dei progetti e il lavoro di squadra, possiamo aiutare i comuni e gli enti pubblici a raggiungere la sovranità digitale.