Vivien: Cara equipa da MeisterTask, publicaram recentemente um estudo interessante intitulado «A Digitalização nos Municípios da Alemanha em 2026». Qual é a principal conclusão que retiram desse estudo no que diz respeito à soberania digital?

Pergunto isto porque aqui na Tuta ouvimos constantemente os clientes — bem como os decisores políticos — referirem a importância de nos tornarmos independentes das empresas tecnológicas americanas; no entanto, no final de contas, a maioria continua a utilizar a Microsoft. Qual é a vossa opinião sobre isto?

MeisterTask: Um breve contexto: para o estudo, a forsa inquiriu, em nosso nome, cerca de 1 300 presidentes de câmara em toda a Alemanha. Esta é já a segunda ronda, na sequência do inquérito de 2025, pelo que também podemos ver o que mudou. No que diz respeito à soberania, ficámos particularmente surpreendidos com a clareza das respostas. Quase nove em cada dez presidentes de câmara consideram importante que os fornecedores e os servidores estejam localizados na Alemanha ou na UE. Para nós, isto demonstra, acima de tudo, a importância da transparência para as autarquias: ou seja, saber onde os seus dados estão armazenados e quem pode aceder aos mesmos.

Vivien: Como é que vocês, na MeisterTask, conseguiram chegar a tantos municípios e convencê-los a explorar novas vias com um fornecedor alemão?

MeisterTask: Na MeisterTask, o foco está mais nas equipas que planeiam projetos em conjunto, para que todos possam ver quem está a trabalhar em quê e até quando. Mais de 2000 organizações do setor público utilizam agora a nossa ferramenta. Ouvimos duas razões para isso com especial frequência: somos uma empresa alemã e alojamos os nossos dados na Alemanha, o que significa que muitas questões relacionadas com a proteção de dados já estão resolvidas. E começar a utilizar a ferramenta também é fácil. As equipas não precisam de formação demorada — podem começar a utilizar a ferramenta imediatamente. A cidade de Gütersloh, por exemplo, confia na MeisterTask para o planeamento de projetos, no âmbito da transformação digital da sua administração.

27% dos presidentes de câmara inquiridos não estão satisfeitos com o estado atual da digitalização.

Vivien: Uau, parece que há muita coisa a acontecer neste momento em algumas organizações no que diz respeito à soberania digital. Mas voltando ao seu estudo: 97% dos inquiridos no seu relatório sobre digitalização consideram a digitalização importante ou mesmo muito importante e, no entanto, um bom quarto dos inquiridos está insatisfeito com o nível atual de digitalização. O problema não é a falta de vontade por parte dos governos locais; pelo contrário, o maior obstáculo continua a ser a regulamentação e as condições-quadro impostas externamente.

Que condições-quadro específicas acha que estão a impedir a digitalização nos municípios alemães? Que regulamentações, especificamente, precisam de ser alteradas?

MeisterTask: Os obstáculos regulamentares estão, de facto, no topo da lista – três em cada quatro presidentes de câmara afirmam-no. Seguem-se a falta de financiamento e a escassez de pessoal. No que diz respeito à proteção de dados, porém, seríamos cautelosos. Esse não é o problema – é a base que permite que as pessoas confiem nos serviços digitais, em primeiro lugar. O que ouvimos com mais frequência na prática são processos de adjudicação de contratos morosos e complicados. Os pequenos municípios com pessoal limitado, em particular, precisam frequentemente de muito tempo antes de poderem sequer começar a utilizar uma nova ferramenta. Simplificar estes processos faria uma grande diferença.

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Vivien: Os processos de aquisição morosos e complicados são, evidentemente, um problema bem conhecido na Alemanha. Mas, fundamentalmente: quão importante achas que é para as agências governamentais e os municípios alemães alcançarem a soberania digital e a independência em relação às empresas tecnológicas dos EUA? Que riscos existem se isso não acontecer? Que ameaças futuras poderão surgir?

MeisterTask: É muito importante. Para nós, no entanto, soberania não significa isolar-se, mas sim manter a capacidade de agir. Na nossa perspetiva, um município deve saber onde os seus dados estão armazenados e quem tem acesso aos mesmos.

A situação torna-se difícil quando isso já não é claro. Quem fica fortemente dependente de sistemas específicos tem menos flexibilidade — seja em termos de preços, contratos ou alterações técnicas. É por isso que vale a pena prestar atenção, logo desde a fase de seleção, ao grau de abertura de um sistema e se este se integra bem com outras soluções.

Vivien: Também ouvimos repetidamente dos nossos clientes que escolhem a Tuta porque esta lhes permite garantir que os seus dados são armazenados nos nossos próprios servidores na Alemanha.

O vosso relatório afirma que, embora a disponibilidade para adotar novas soluções digitais seja muito elevada entre os municípios alemães, quase três quartos dos inquiridos referem os custos e taxas elevados como o maior desafio. Ao mesmo tempo, ouvimos do governo que é necessário fazer cortes em todas as áreas. Será que os municípios alemães têm sequer meios para suportar a soberania digital? Ou, pelo contrário, não acabará por ser mais caro para nós, enquanto país, se não dermos prioridade à soberania digital?

MeisterTask: O dinheiro é uma questão real. No que diz respeito a novo software, a maioria dos presidentes de câmara cita os custos e taxas elevados como o maior desafio. O que achámos interessante, no entanto, é que, embora o orçamento para a digitalização tenha aumentado para quase metade deles, a classificação média do nível de digitalização permanece exatamente no mesmo nível do ano anterior. Portanto, mais dinheiro por si só não conduz necessariamente ao progresso.

Para nós, a questão não é tanto se os municípios têm meios para o fazer, mas sim como dar o primeiro passo. Muitas vezes, é mais eficaz começar por algo pequeno e resolver um problema específico do dia-a-dia, em vez de abordar logo um grande projeto. E, a longo prazo, costuma ser mais rentável manter a flexibilidade do que ter de mudar de sistema mais tarde, com custos elevados.

Vivien: É interessante ouvir que, embora o orçamento para a digitalização esteja a aumentar, o nível de digitalização não acompanha automaticamente essa tendência. Parece, portanto, que ainda há muito terreno a recuperar. Tem algum pedido específico para os decisores políticos que tornasse o caminho para a soberania digital mais fácil para si e para a MeisterTask?

MeisterTask: Sim: um processo de aquisição mais simples. Se os municípios pudessem adquirir software de forma mais rápida e fácil, todos beneficiariam — especialmente os pequenos municípios e os fornecedores europeus de menor dimensão. A existência de normas comuns para as interfaces também ajudaria imenso. Atualmente, muitos municípios têm dificuldade em integrar novas ferramentas nos seus sistemas existentes.

Vivien: Nós, na Tuta, não poderíamos concordar mais. Como é a vossa visão ideal de um município digitalizado (no futuro)?

MeisterTask: Um município onde o conhecimento não fica confinado às mentes individuais ou às caixas de entrada, mas está acessível a toda a equipa. Todos podem ver em que os outros estão a trabalhar e o que se segue na agenda. As tarefas de rotina são executadas automaticamente e os funcionários têm mais tempo para os residentes.

E o mais importante: a digitalização não parece ser apenas mais um projeto — facilita o trabalho do dia a dia. A propósito, se quiser aprofundar o tema, pode encontrar todos os resultados do estudo no nosso relatório sobre digitalização «Digitalização nos Municípios da Alemanha 2026», disponível no nosso site.

Vivien: Muito obrigada, equipa da MeisterTask, pela entrevista sobre o vosso estudo sobre a digitalização nos municípios alemães. Nós, na Tuta, estamos entusiasmados por ver como a jornada rumo à soberania digital continua! Com soluções como a Tuta — a solução de e-mail e calendário com segurança quântica e encriptação de ponta a ponta — e a MeisterTask, a plataforma de gestão de projetos e trabalho em equipa, podemos ajudar os municípios e as agências governamentais a tornarem-se digitalmente soberanos.